Chi deve usare Alloggiati Web
L'obbligo di comunicare gli ospiti alla Questura (art. 109 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza) riguarda alberghi e strutture ricettive, ma dal 2017 si applica espressamente anche alle locazioni brevi, cioè agli appartamenti affittati per meno di 30 giorni, con o senza partita IVA (art. 4 del DL 50/2017).
Per accedere servono le credenziali di Alloggiati Web, che si chiedono alla Questura competente per il comune dell'appartamento. Per inviare le schedine da un software serve anche la chiave del servizio web (WsKey), che generi tu dal portale.
Entro quando e cosa comunicare
- Entro 24 ore dall'arrivo; per soggiorni che non superano le 24 ore, all'arrivo stesso.
- Una schedina per ospite: ospite singolo, oppure capofamiglia o capogruppo con i relativi familiari o membri del gruppo.
- I dati: cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza, data di arrivo e giorni di permanenza.
- Il documento (tipo, numero, luogo di rilascio) solo per l'ospite singolo, il capofamiglia o il capogruppo.
La mancata comunicazione è punita con l'arresto fino a tre mesi o l'ammenda fino a 206 euro (art. 17 TULPS). Le ricevute vanno conservate: sono la prova dell'invio.
Sul riconoscimento degli ospiti a distanza (self check-in con cassetta delle chiavi) le indicazioni del Ministero dell'Interno sono cambiate più volte negli ultimi anni: verifica le regole in vigore con la tua Questura.
Come si fa a mano, passo per passo
- Raccogli i documenti degli ospiti all'arrivo.
- Entra nel portale Alloggiati Web con le credenziali della struttura.
- Compila una schedina per ospite, scegliendo comuni, stati e tipi di documento dalle tabelle del servizio.
- Invia e scarica la ricevuta.
- Ripeti per ogni arrivo, entro 24 ore.
Per un gruppo di quattro persone sono quattro schedine, con codici da cercare nelle tabelle. È il lavoro più ripetitivo di un affitto breve, e quello in cui un errore di battitura fa scartare la comunicazione.
Gli errori più comuni
- Luogo di nascita sbagliato: per chi è nato in Italia serve il comune (con la sua provincia), per chi è nato all'estero lo Stato. Anche i comuni soppressi o fusi creano problemi.
- Documento sulla persona sbagliata: va indicato per il capofamiglia o capogruppo, non per i familiari.
- Tipo di ospite incoerente: un familiare senza capofamiglia nella stessa comunicazione viene scartato.
- Date: la data di arrivo deve essere quella reale, i giorni di permanenza non possono superare 30.
- Invio fuori tempo: una prenotazione arrivata all'ultimo o un ospite in più non comunicato.
Come automatizzare Alloggiati Web con Nidèra
Dalla foto alla schedina
Scatti o carichi la foto del documento dell'ospite. Nidèra legge nome, data e luogo di nascita, cittadinanza e numero del documento e li mette nei campi giusti, con i codici delle tabelle ufficiali. Ogni campo letto è segnato come «da foto»: lo vedi, lo correggi se serve e lo confermi.
Invio con le tue credenziali
Nidèra usa il servizio web ufficiale di Alloggiati Web con le credenziali e la WsKey della tua struttura. Puoi fare prima una verifica: il servizio controlla le schedine senza registrarle. Dopo l'invio l'esito resta accanto a ogni ospite e la ricevuta viene archiviata; se una schedina viene scartata, Nidèra ti dice perché con parole comprensibili.
Se preferisci caricare tu il file sul portale, Nidèra prepara il tracciato nel formato ufficiale, una riga da 168 caratteri per ospite.
Chi manca, a colpo d'occhio
Nella schermata del mattino vedi chi arriva oggi e a chi mancano ancora i documenti. Famiglie e gruppi sono gestiti come chiede il servizio: capofamiglia o capogruppo con i relativi membri.
ISTAT: la statistica sul movimento turistico
Con gli stessi dati Nidèra prepara il riepilogo di arrivi e presenze per la statistica sul movimento turistico, diviso per provenienza, dove la tua regione lo richiede. In Trentino prepara i dati nel formato di ISTATalloggi.